Welke HR-taken kun je wél (en beter niet) aan AI overlaten?

Er zijn behoorlijk wat terugkerende werkzaamheden waarbij AI een waardevolle assistent kan zijn. Vooral bij schrijven, structureren, voorbereiden en brainstormen liggen veel mogelijkheden.

Interne communicatie schrijven

Een aankondiging over een nieuwe regeling, een uitnodiging voor een bijeenkomst of een bericht over een interne verandering: HR schrijft regelmatig teksten voor medewerkers.

AI kan helpen om sneller een eerste versie te maken, ingewikkelde informatie begrijpelijker te formuleren of dezelfde boodschap aan te passen aan verschillende doelgroepen.

Praktijkvoorbeeld: Je wilt medewerkers informeren over een nieuw opleidingsbudget. AI helpt je om op basis van de vastgestelde regeling een e-mail, intranetbericht en korte FAQ te ontwikkelen.

Functieprofielen en vacatureteksten ontwikkelen

Ook bij het schrijven en verbeteren van functieprofielen kan AI ondersteunen.

Denk aan het structureren van werkzaamheden, formuleren van competenties of toegankelijker maken van functieomschrijvingen.

AI kan daarnaast helpen om onnodig ingewikkelde eisen of vage formuleringen te herkennen.

De uiteindelijke functie-eisen en arbeidsvoorwaarden moeten natuurlijk wel aansluiten bij de werkelijkheid.

Overleggen en gesprekken voorbereiden

AI kan een handige sparringpartner zijn bij het voorbereiden van gesprekken en bijeenkomsten.

Bijvoorbeeld voor het ontwikkelen van een gespreksagenda, het bedenken van open vragen of het structureren van onderwerpen.

Denk aan een functioneringsgesprek, teamoverleg, onboardinggesprek of bijeenkomst over medewerkerstevredenheid.

Gebruik hiervoor bij voorkeur fictieve of volledig geanonimiseerde situaties, tenzij je organisatie een goedgekeurde AI-omgeving heeft waarin de betreffende gegevens verwerkt mogen worden.

Onboardingprogramma’s ontwikkelen

Een goed onboardingprogramma vraagt om structuur, duidelijke communicatie en aandacht voor de nieuwe medewerker.

AI kan helpen bij het ontwikkelen van:

• onboardingchecklists;

• welkomstcommunicatie;

• introductieprogramma’s;

• leermodules;

• veelgestelde vragen;

• evaluatieformulieren.

Je kunt AI bijvoorbeeld vragen om een onboardingprogramma van 90 dagen te ontwikkelen voor een nieuwe medewerker, met verschillende contactmomenten en activiteiten.

Dat geeft je een goede basis die je vervolgens kunt afstemmen op de organisatie en de functie.

Ideeën ontwikkelen en informatie structureren

Misschien wel de meest laagdrempelige toepassing: AI als sparringpartner.

Je kunt AI gebruiken om ideeën te verzamelen voor een medewerkersbijeenkomst, een opleidingsprogramma uit te werken of verschillende mogelijkheden voor een HR-project te vergelijken.

Juist wanneer je nog niet precies weet hoe je iets wilt aanpakken, kan AI helpen om sneller overzicht te creëren.

Bij sommige werkzaamheden kan AI waardevolle ondersteuning bieden, maar zijn de gevolgen van fouten groter.

Hier is het belangrijk om AI niet zelfstandig beslissingen te laten nemen.

HR-beleid ontwikkelen

AI kan helpen bij het structureren van een beleidsdocument, formuleren van uitgangspunten of vergelijken van verschillende beleidsopties.

Maar een AI-tool kent niet automatisch alle relevante cao-afspraken, interne regelingen en actuele wetgeving.

Laat beleidsvoorstellen daarom altijd inhoudelijk controleren door de juiste deskundigen.

Medewerkerstevredenheid analyseren

AI kan helpen om patronen te ontdekken in geanonimiseerde onderzoeksresultaten en mogelijke thema’s te identificeren.

Bijvoorbeeld wanneer uit een medewerkeronderzoek blijkt dat werkdruk, communicatie en ontwikkelmogelijkheden regelmatig worden genoemd.

Maar wees voorzichtig met open antwoorden en kleine teams. Zelfs zonder namen kan informatie soms herleidbaar zijn tot individuele medewerkers.

Daarnaast is het belangrijk om AI-conclusies kritisch te toetsen. Een terugkerend onderwerp is niet automatisch de belangrijkste oorzaak van een probleem.

Leren en ontwikkelen

AI kan helpen om leerdoelen te formuleren, opleidingsmateriaal te ontwikkelen en leerprogramma’s samen te stellen.

Ook kun je AI gebruiken om verschillende leervormen te bedenken voor medewerkers met uiteenlopende functies en ervaringsniveaus.

Maar de vraag welke ontwikkeling een individuele medewerker nodig heeft, vraagt om een gesprek, professionele beoordeling en aandacht voor persoonlijke omstandigheden.

HR-rapportages voorbereiden

AI kan ondersteunen bij het uitleggen van cijfers, opstellen van rapportagestructuren en samenvatten van geaggregeerde informatie.

Denk aan verzuimontwikkelingen, personeelsverloop of resultaten van opleidingsactiviteiten.

Controleer altijd of berekeningen en conclusies kloppen. Gebruik bovendien alleen gegevens in een AI-omgeving die daarvoor is goedgekeurd.

De belangrijkste regel: laat AI ondersteunen bij de analyse, maar houd mensen verantwoordelijk voor de interpretatie en vervolgstappen.

Niet alles wat technisch mogelijk is, is ook verstandig of toegestaan.

Vooral wanneer AI invloed heeft op individuele medewerkers of sollicitanten, is extra voorzichtigheid nodig.

Beslissingen over sollicitanten

AI kan helpen bij het voorbereiden van interviewvragen of structureren van functie-eisen.

Maar kandidaten automatisch beoordelen, rangschikken of afwijzen op basis van AI-uitkomsten brengt belangrijke risico’s met zich mee.

Denk aan discriminatie, onjuiste conclusies en gebrek aan transparantie.

Onder de Europese AI-verordening vallen verschillende AI-toepassingen voor werving, selectie en personeelsbeheer bovendien in de categorie hoog risico. Daarvoor gelden specifieke verplichtingen, met gefaseerde invoering.

Een menselijke eindbeslissing alleen is niet voldoende om alle risico’s weg te nemen.

Beoordelen van medewerkers

Laat AI niet zelfstandig bepalen of iemand goed functioneert, promotie verdient of onvoldoende presteert.

Een medewerker beoordelen vraagt om context, professionele afwegingen en zorgvuldig vastgestelde criteria.

AI kan helpen bij het ontwikkelen van een gespreksformat, maar mag niet zonder passende waarborgen de beoordeling overnemen.

Werken met medische en vertrouwelijke informatie

Binnen HR wordt regelmatig gewerkt met vertrouwelijke informatie.

Denk aan persoonsgegevens, arbeidsconflicten en informatie rondom verzuim.

Voer deze gegevens niet zomaar in een publieke AI-tool in.

Bij medische gegevens gelden bovendien extra strenge privacyregels. Werkgevers mogen bijvoorbeeld niet vrijelijk medische details van medewerkers verwerken.

Ook het anonimiseren van informatie is niet altijd voldoende wanneer de context alsnog naar iemand te herleiden is.

Gevoelige personeelsbeslissingen

Beslissingen over ontslag, disciplinaire maatregelen, arbeidsconflicten of ingrijpende wijzigingen in arbeidsvoorwaarden vragen om menselijke deskundigheid en zorgvuldigheid.

AI kan eventueel helpen om algemene informatie te structureren of een checklist te ontwikkelen, maar mag niet de verantwoordelijkheid voor zulke besluiten overnemen.

De beste manier om met AI te beginnen, is niet door meteen je hele HR-proces te automatiseren.

Begin klein.

Kijk welke werkzaamheden veel tijd kosten, regelmatig terugkomen en relatief weinig risico met zich meebrengen.

Laat medewerkers bijvoorbeeld experimenteren met het schrijven van interne communicatie, ontwikkelen van onboardingmateriaal of voorbereiden van bijeenkomsten.

Maak daarnaast duidelijke afspraken over welke AI-tools gebruikt mogen worden, welke gegevens ingevoerd mogen worden en hoe resultaten gecontroleerd moeten worden.

En misschien nog belangrijker: zorg dat medewerkers begrijpen wat AI wel en niet kan.

Want een goede prompt schrijven is handig. Maar weten wanneer je een AI-antwoord niet kunt vertrouwen, is minstens zo belangrijk.

Er wordt regelmatig gesproken over de vraag of AI banen gaat vervangen.

Maar voor HR is misschien een interessantere vraag: hoe kunnen we AI gebruiken om juist meer tijd te krijgen voor mensen?

Wanneer HR-professionals minder tijd kwijt zijn aan terugkerende administratieve en communicatieve werkzaamheden, ontstaat er ruimte voor gesprekken, begeleiding, ontwikkeling en organisatievraagstukken.

Dat zijn precies de onderdelen van HR waar menselijke aandacht en deskundigheid het verschil maken.

AI hoeft HR dus niet minder persoonlijk te maken. Mits je de technologie bewust inzet, kan het juist helpen om meer ruimte te creëren voor het menselijke aspect van het vak.

Tijdens onze in-company training AI voor HR ontdek je hoe je AI praktisch kunt inzetten binnen het dagelijkse werk van HR-professionals.

We gaan aan de slag met onder andere:

• slimmer schrijven en communiceren;

• AI als persoonlijke HR-assistent;

• onboarding en employee experience;

• informatie structureren en analyseren;

• effectieve prompts voor HR;

• privacy, betrouwbaarheid en verantwoord AI-gebruik.

We werken zoveel mogelijk met eigen praktijkvoorbeelden en vraagstukken uit jullie organisatie, zodat deelnemers de kennis direct kunnen toepassen.

→ Bekijk de in-company training AI voor HR

Benieuwd welke AI-toepassingen voor jullie HR-team het meest interessant zijn?